Lễ tân và hỗ trợ khách hàng

• Đón tiếp, hướng dẫn khách hàng và đối tác khi đến văn phòng.

• Tiếp nhận điện thoại, tin nhắn và các yêu cầu cơ bản; chuyển thông tin đến đúng người phụ trách.

• Hỗ trợ sắp xếp lịch hẹn, lịch phỏng vấn, lịch họp và lịch sử dụng phòng.

• Hướng dẫn khách hàng khi có cách yêu cầu cụ thể.

Công việc hành chính

• Cập nhật và quản lý thông tin khách hàng, lịch làm việc, hồ sơ và các biểu mẫu nội bộ.

• Hỗ trợ soạn thảo, in ấn, scan, sắp xếp và lưu trữ tài liệu.

• Theo dõi văn phòng phẩm, thiết bị và tình trạng sử dụng các phòng.

• Hỗ trợ chăm sóc khách hàng dựa theo CRM nội bộ.

• Ghi nhận các khoản thu chi hoặc bàn giao phát sinh theo biểu mẫu có sẵn.

• Hỗ trợ các công việc hành chính khác theo hướng dẫn của người phụ trách.

Hỗ trợ vận hành văn phòng

• Phối hợp với các bộ phận để bảo đảm hoạt động tại văn phòng diễn ra gọn gàng và đúng lịch.

• Ghi nhận phản hồi của khách hàng và báo cáo các vấn đề phát sinh.

• Sinh viên năm cuối hoặc đang cần thực tập tốt nghiệp thuộc các ngành Quản trị kinh doanh, Hành chính văn phòng, Nhân sự, Thư ký hoặc ngành có liên quan.

• Không yêu cầu kinh nghiệm; sẽ được hướng dẫn trong quá trình làm việc.

• Giao tiếp lịch sự, thân thiện và có thái độ hỗ trợ khách hàng tốt.

• Chăm chỉ, đúng giờ, cẩn thận và có trách nhiệm với công việc.

• Kỹ năng giao tiếp và xử lý tình huống cơ bản.

• Biết sử dụng Word, Excel hoặc Google Docs, Google Sheets.

• Có khả năng sắp xếp lịch làm việc và quản lý thông tin.

• Cẩn thận khi nhập liệu, lưu trữ hồ sơ và bàn giao công việc.

• Chủ động quan sát, phối hợp và hỗ trợ các bộ phận.

• Có ý thức bảo mật thông tin của công ty và khách hàng.

• Ngoại hình gọn gàng, tác phong lịch sự khi làm việc tại văn phòng.

• Có phụ cấp thực tập theo thỏa thuận.

• Được hướng dẫn trực tiếp các công việc lễ tân, hành chính và vận hành văn phòng thực tế.

• Hỗ trợ xác nhận thực tập, số liệu làm báo cáo và đóng dấu mộc công ty.

• Làm việc trong môi trường trẻ, thân thiện.

• Được rèn luyện kỹ năng giao tiếp, chăm sóc khách hàng, quản lý lịch và xử lý công việc văn phòng.

• Được ưu tiên đánh giá và đề xuất trở thành nhân viên chính thức sau kỳ thực tập nếu phù hợp.