Các ứng viên trong quá trình tìm “bến đỗ” thường cảm thấy khá áp lực về việc phải chuẩn bị hồ sơ cho thu hút, đắn đo cân nhắc nên nộp CV vào doanh nghiệp này hay tổ chức kia, lo lắng không biết mình có nên ứng tuyển cho một vị trí nào đó khi chỉ mới đạt tầm 60% yêu cầu… Chưa dừng lại ở đó, bạn sẽ còn cảm thấy khó khăn hơn chút nữa nếu gặp những công ty có sử dụng hệ thống theo dõi và sàng lọc ứng viên (Applicant Tracking Systems – ATS), bởi khi ấy bạn cần nắm thêm vài quy tắc mới có thể làm nổi bật được CV của mình.

Tuy nhiên, đừng quá lo lắng, nếu hiểu đúng về nguyên tắc hoạt động của ATS và làm đúng cách, hệ thống sàng lọc tự động này sẽ trở thành công cụ tuyệt vời cho phép bạn thể hiện các khả năng, chúng cũng chính là phương thức khác biệt giúp “khớp nối” bạn với vai trò phù hợp nhất.

Bạn đã hiểu ATS là gì, tiếp theo hãy cùng CareerBuilder.vn tham khảo 4 điều ứng viên nên thực hiện để nhanh chóng vượt qua ATS và tiến gần đến cơ hội được nhà tuyển dụng mời dự phỏng vấn nhé!

1. TIÊU ĐỀ ĐƠN GIẢN
ATS hoạt động bằng cách quét qua CV để tìm kiếm các từ khoá liên quan rồi phân loại theo nguyên tắc tiêu đề đại diện cho phần nội dung trình bày chi tiết.

Tuy nhiên, các hệ thống sàng lọc này không thể nhận diện được các tiêu đề mà toàn bộ từ khoá đều không có trong cơ sở dữ liệu. Do đó, thay vì chỉ tuỳ biến theo sở thích cá nhân, việc quan trọng là bạn nên tuân theo quy tắc đặt tiêu đề đã được tiêu chuẩn hoá, chẳng hạn như: Kinh nghiệm làm việc, Lịch sử làm việc, hoặc Kinh nghiệm chuyên môn.

ATS hoạt động bằng cách quét qua CV

Bạn có thể nghĩ rằng thay đổi mục “Kinh nghiệm làm việc” (hoặc “Work Experience”) thành “Đóng góp về chuyên môn” (hoặc “Professional Contributions”) là cách để khiến CV nổi bật hơn so với đối thủ cạnh tranh. Sự thật là vậy, nhưng hãy cẩn thận nếu bạn đang ứng tuyển vào một nơi có áp dụng hệ thống sàng lọc hồ sơ tự động. Khi đó, sự khác biệt sẽ khiến bạn bị lỡ mất cơ hội được nhà tuyển dụng nhìn thấy.

Điều tương tự cũng sẽ xảy ra khi bạn muốn thực hiện những sự bổ sung, bởi việc thêm thắt các tiêu đề mới nhằm khiến CV trở nên khác biệt và sáng tạo lúc này lại chỉ khiến hệ thống không thể phân loại chính xác các thông tin của bạn.

Vì vậy, để an toàn, bạn chỉ cần tập trung vào các yếu tố cần thiết gồm: kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn, quá trình đào tạo (hoặc bằng cấp), và các kỹ năng chuyên môn.

2. ĐỊNH DẠNG RÕ RÀNG, SẠCH ĐẸP
Định dạng của CV là một trong những yếu tố quan trọng bạn cần làm tốt nếu muốn vượt qua được ATS. Do đó, mặc dù có thể bạn mong muốn tạo ra một chút sự kết hợp để thể hiện cho nhà tuyển dụng thấy khía cạnh sáng tạo của bản thân, hãy nhớ rằng ATS quan tâm nhiều hơn đến sự đơn giản. Nói cách khác, những thiết kế hình ảnh, biểu tượng, logo, khung chữ và bảng biểu “bay bướm” sẽ chỉ khiến ATS dễ bị nhầm lẫn.

Vì vậy, hãy bỏ qua những thứ “râu ria” và tập trung vào nội dung thực tế. Tất nhiên, vẫn có những công ty thuộc một số lĩnh vực đặc thù thích tìm kiếm CV có bố cục sáng tạo độc đáo, hầu hết nhà tuyển dụng sẽ thích đọc các bản lý lịch rõ ràng, súc tích và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố gây nhiễu.

Ngoài ra, các công cụ định dạng khác như đầu trang và chân trang (headers & footers) đôi khi sẽ gây hại cho bạn nhiều hơn nếu dùng sai cách, đặc biệt khi bạn áp dụng nó với những thông tin quan trọng. Đơn giản là do một số ATS sẽ lọc chúng đi. Theo đó, nếu không may, các thông tin quan trọng trong CV của ứng viên như số điện thoại, địa chỉ hay email liên hệ đều sẽ hoàn toàn bị loại bỏ hết.

3. CỤ THỂ VỀ NGÀNH NGHỀ
Mỗi ngành nghề, lĩnh vực sẽ có những thuật ngữ và yêu cầu về chuyên môn, trình độ, bằng cấp riêng. Vì những từ hoặc cụm từ này thường liên quan đến các kỹ năng và kiến thức cần thiết khi thực hiện công việc nên ATS (và cả các nhà tuyển dụng) thường sẽ chỉ tập trung dò tìm các ứng viên nào có đề cập đến những thông tin đó trong CV.

Điều này không có nghĩa rằng mọi câu bạn viết vào CV phải là những cụm từ viết tắt hay có chứa thuật ngữ chuyên môn, lời khuyên này hàm ý rằng bạn nên cẩn thận khi lựa chọn từ ngữ trình bày lý lịch.

ATS tập trung dò tìm các ứng viên có đề cập đến những thông tin đó trong CV

Sử dụng bản mô tả công việc để xác định những từ và cụm từ khoá là phương án tốt để đảm bảo CV của bạn có sự phù hợp, đặc biệt hiệu quả khi hầu hết nhà tuyển dụng sẽ nhập các từ khoá đó vào hệ thống sàng lọc hồ sơ của họ theo các trường thông tin như: yêu cầu, nhiệm vụ, đặc điểm cá nhân…

Bạn cũng có thể tìm thấy những cụm từ thường gặp này nếu dành thời gian nghiên cứu loại ngôn ngữ mà công ty đang sử dụng trên website, các trang mạng xã hội hoặc các kênh giao tiếp khác như email, SMS…

Cuối cùng, hãy đảm bảo rằng trình độ chuyên môn và chức danh của bạn đã được viết ở cả định dạng đầy đủ lẫn viết tắt, ví dụ như: “Personal Assistant (PA)”, để giúp cho CV có cơ hội lọt qua được tất cả các tính năng lọc tìm bằng từ khoá.

4. KIỂM TRA LỖI CHÍNH TẢ
Yêu cầu này hiển nhiên đúng trong mọi trường hợp. Bởi mặc dù luôn ý thức rằng việc sai lỗi chính tả sẽ khiến nhà tuyển dụng bỏ qua hồ sơ, nhưng bằng một cách nào đó, đôi khi bạn vẫn sẽ để sót vài lỗi đánh máy hoặc chính tả một cách đáng tiếc ngoài ý muốn. Điều này được giải thích là do chúng ta thường dễ mắc bẫy tâm lý “đã biết đã hiểu” khi đọc lại các nội dung tự mình trình bày. Theo đó, bạn sẽ khó phát hiện ra lỗi sai của mình hơn những người khác.

Hãy cẩn thận đọc và rà soát lại từng chi tiết nhỏ

Nhưng còn một điều đáng ngại hơn nữa mà bạn nên biết là, trong khi các chuyên viên nhân sự hoặc nhà tuyển dụng lọc hồ sơ bằng mắt nên họ cũng có khả năng bỏ sót lỗi chính tả hoặc “du di” cho qua, thì các ATS là hệ thống máy móc vận hành với sự chính xác tuyệt đối. Chúng sẽ không có bất kỳ cân nhắc hay sự thông cảm nào cả, chỉ có đạt hoặc không đạt. Bạn cần hiểu rõ điều này ngay từ đầu để không phải đối diện với các tình huống không vui hoặc kết quả xấu hơn nữa.

Vậy để đảm bảo CV luôn đạt yêu cầu về cách trình bày và chính tả, hãy cẩn thận đọc và rà soát lại từng chi tiết nhỏ. Gửi cho một người bạn nào đó kiểm tra và nhận xét nếu có thể. Và cuối cùng là đừng quá phụ thuộc vào các công cụ kiểm tra chính tả, bởi vì không may là chúng sẽ chưa thể tìm được tất cả các lỗi và chính xác 100%.

TỔNG KẾT
Mặc dù 4 gợi ý bên trên chính là cách tuyệt vời để bạn vượt qua ATS, nhưng đừng quá lạm dụng! Bởi vì ngay cả khi đã xuất sắc vượt qua ATS, nhưng nếu bạn nhồi nhét quá nhiều từ khoá hay biệt ngữ vào CV khiến nó trở nên “phi lô gic” hoặc máy móc, thì nhà tuyển dụng vẫn có thể loại bỏ khi đọc được đó, bất kể CV đó xếp hạng cao như thế nào trên hệ thống.

Vì vậy, hãy linh động nhưng cần nhạy bén, bạn có thể điều chỉnh CV cho phù hợp với từng công việc và tối ưu hoá với ATS nhưng phải đảm bảo mình không làm mất nội dung ý nghĩa của nó. Hãy nhớ rằng, CV của bạn vẫn sẽ được ai đó đọc. Nhiệm vụ của ATS chỉ là lọc ra những hồ sơ tiềm năng và có liên quan nhất đến công việc đang tuyển dụng.

Và nếu bạn vẫn chưa nhận được tin tức gì từ nhà tuyển dụng, hãy thể hiện sự nhiệt tình với công việc qua các bước theo dõi thông tin. Bằng cách này, ngay cả khi CV của bạn không được ATS chọn, vẫn còn một khả năng là nhà tuyển dụng tự chủ động tìm xem và đưa CV của bạn vào các quy trình xa hơn.

Hãy luôn nỗ lực hết sức, và bạn có quyền hi vọng!

Nguồn hình: Freepik

  CareerBuilder Vietnam